Inventarisierung im Museum

Das Inventar sollte mittels Sammlungsmanagement-Software erfasst werden. Gängige Programme, wie beispielsweise MuseumPlus, VINO, digiCult, Axiell Collection, Daphne, museum digital oder CollectiveAccess Professional, ermöglichen häufig neben der Inventarisierung auch Funktionen zur Abwicklung des Leihverkehrs und der Ausstellungsplanung, zum Adressmangement sowie zum Publizieren des Inventars als Online-Sammlung.

Die Wahl der richtigen Software orientiert sich am Bedarf im Museum und den vorhandenen Ressourcen. Da das Arbeiten mit jeweils individuell entwickelten Sammlungsmangementsystemen an einzelnen Museen unwirtschaftlich ist und die Kommunikation erschwert, empfiehlt die Landesstelle den mit ihr zusammenarbeitenden Institutionen die Inventarisation mit ausgewählten Programmen.

Mit der Einführung eines neuen Datenbanksystems sollte immer eine sogenannte "Exit-Strategie" mitgedacht werden, die den Langzeiterhalt von Erschließungsdaten durch eine Technologiebeobachtung sichert und den Wandel von Hard- und Software sowie der Datenaustauschstandards berücksichtigt.

VINO, die browserbasierte Inventarisierungssoftware der Landesstelle, ist beispielsweise gerade für kleinere, ehrenamtlich betreute Museen eine gute Möglichkeit, ihre Objekte wissenschaftlich adäquat zu erfassen. Sie wird von der Landesstelle kostenfrei bereitgestellt und geschult.

• E-Learning Einheit „Bestandserhaltung Archiv“ (Erasmus+ für Archive)
• Historische Bücher: Bewahren. Nutzen. Ausstellen, Video (Landesstelle für Museumswesen in Sachsen)
• Checkliste für kleinere Archive (schriftliches Kulturgut) sowie eine Handlungsempfehlung (Koordinierungsstelle für die Bestandserhaltung des schriftlichen Kulturguts)
• Mini-Video-Serie zu Themen der Aufbewahrung, z. B. "Wie bewahren wir Tiere in der Sammlung auf?" (Tierpräparate/Übersee-Museum Bremen), alle Videos hier

Digitale Inventarisierung nutzt standardmäßig normiertes Vokabular durch die Hinterlegung von Theasuari und Wort-Listen. Die Objekte sind so homogen erfasst und leicht recherchierbar.

Für viele Fachbereiche liegen spezifische Thesauri vor. Neben den großen Thesauri wie dem Art & Architecture Thesaurus (AAT) des Ghetty Research Instituts, ICONCLASS oder Nomisa aus der Numismatik gibt es auch zahlreiche spezifische Museumsvokabulare, die von Fachgruppen und Arbeitskreisen erarbeitet wurden. Diese sind frei zugänglich und können heruntergeladen oder direkt innerhalb der eigenen Datenbank verwendet werden. Eine kommentierte Liste zentraler Regelwerke, Thesauri und Systematiken ist bei MusIS (BSZ-Wiki) (externer Link, öffnet neues Fenster) zu finden sowie eine Übersicht digital verfügbarer Vokabulare unter museumsvokabular.de (externer Link, öffnet neues Fenster).

Die Objektbezeichnungsdatei (OBG) (externer Link, öffnet neues Fenster) beispielsweise ist eine hierarchisierte Sammlung von Objektbezeichnungen für kulturhistorische Museen. Die OBG ist in der Inventarsierungssoftware VINO standardmäßig hinterlegt und wird dort automatisch aktualisiert.

Einzelne Typologien, beispielsweise für Gefäße und Formen, Möbel und Kopfbedeckungen sowie zu Werkzeugen, sind zudem als MuseumsBausteine publiziert. 

Die Erschließung bestimmter Objektgruppen bedarf nicht nur eigenständiger Datenfelder, sondern auch die Hinzunahme spezifischer Thesauri, Berücksichtigung besonderer rechtlicher Aspekte sowie das Wissen um deren konservatorisch richtigen Aufbewahrung. Dies betrifft beispielsweise archäologische Funde, Numismatik, Schriftgut, Textilien, Eisenbahn, Fotografie, Naturkunde und audiovisuelle Medien (AV). Auch Aspekte wie die Angabe von Provenienzen folgen festen Konventionen und sollten daher standardisiert erfolgen.

Archäologische Funde

Archäologische Funde gehören vielfach auch zum Sammlungsspektrum von Stadt- und Heimatmuseen, die ohne archäologischem Ausbildung im Umgang mit dieser Objektgruppe sowie deren Erfassung Unterstützung finden können. Neben den angeführten Publikationen und Hinweisen ist in der Landesstelle das Fachreferat Archäologie eine kompetente Anlaufstelle.

• Archäologische Funde im Museum. Erfassen - Restaurieren - Präsentieren, Museumsbaustein Bd. 12, München/Berlin 2007 (Landesstelle)
• Bestimmungsbuch der Archäologie, Buchreihe seit 2012 (Hrsg. Landesstelle u.a.)
• AG Archäologiethesaurus

Archivgut

Kontakt für Archive ohne Museumsanschluss bzw. für die Archivpflege in Bayern, also die fachliche Beratung von kleineren kommunalen und anderen nichtstaatlichen Archiven in der Fläche, sind die Staatsarchive (externer Link, öffnet neues Fenster) auf Regierungsbezirksebene. Das jeweilige Staatsarchiv sollte immer die erste Anlaufstelle sein. 

Museen mit Archivbestand können sich dort ebenfalls Fachinformationen zum Thema Bestanderhaltung oder Notfallplanung (externer Link, öffnet neues Fenster) herunterladen.

Audiovisuelle Medien (AV)

Gerade historische und neuere audiovisuelle Medien stellen für Museen im Kontext der Erfassung, Inventarisierung und Ausstellungspräsentation sowohl eine technische wie auch inhaltliche Herausforderung dar. Im Rahmen einer Schulung enstand daher folgende Handreichung, die den thematischen Einstieg erleichern soll.

• Arbeitshilfe der Landesstelle "Erste Schritte für den praxisorientierten Umgang mit Audio- und Videodateien in Gedächtnisinstitutionen" (07/2021) (pdf, nicht barrierefrei)

Standardisierung von Provenienzangaben

Provenienzangaben sind Teil der Objektinventarisierung und sollten standardisiert erfolgen. Die Abfolge der Besitz und Besitzwechsel erfolgt dabei chronologisch und beginnt im Regelfall mit dem Urheber des Objekts und endet mit dem aktuellen Besitzer. 

• Leitfaden zur Standardisierung von Provenienzangaben (Arbeitskreis Provenienzforschung)
• Leitfaden Provenienzforschung (Deutsches Zentrum Kulturgutverluste gemeinsam mit verschiedenen Arbeitskreisen)

Rechtliches rund um die Digitalisierung

• Klimpel, Paul: Urheberrechtsreform 2021 Neue Chancen für das kulturelle Erbe, (Hrsg.) Digitales Deutsches Frauenarchiv; digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights Law Berlin; Zuse Institute Berlin, November 2021, urn:nbn:de:0297-zib-84315, CC BY 4.0
• Klimpel, Paul: Kulturelles Erbe digital. Eine kleine Rechtsfibel, (Hrsg.) digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights.Law Berlin, 1. Auflage, Juli 2020, https://doi.org/10.12752/2.0.004.0, CC BY 4.0
• Djordjević, Valie/Klimpel, Paul: Bewegungsgeschichte digitalisieren. Praxistipps zur Rechteklärung, (Hrsg.) Digitales Deutsches Frauenarchiv, 2. leicht veränderte Auflage, April 2020, urn:nbn:de:101:1-2018082209, CC BY 4.0
• Neue rechtliche Rahmenbedingungen für Digitalisierungsprojekte von Gedächtnisinstitutionen (4. erw. Auflage), (Hrsg.) digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights.Law Berlin, http://dx.doi.org/10.12752/2.0.002.3
• RuZ - Recht und Zugang. Zugang zum kulturellen Erbe und Wissenschaftskommunikation (Open Access Zeitschrift für Rechtsfragen zu digitalen Sammlungen), https://doi.org/10.5771/2699-1284 (ab 2020)

Bildrechte

• Bildrechte in der kunsthistorischen Praxis – ein Leitfaden, (Hrsg.) Verband Deutscher Kunsthistoriker e.V., 2. Auflage, 2022, URN: urn:nbn:de:bsz:16-artdok-77699, DOI: 10.11588/artdok.00007769, Lizenz: CC BY-NC-SA 4.0 (interessant v.a. Flowcharts im Anhang)

Datenschutz

• Datenschutz-Compliance nach der DS-GVO. Handlungshilfe für Verantwortliche inklusive Prüffragen für Aufsichtsbehörden, Bundesanzeiger Verlag, 2019
• Schwabenbauer, Thomas: Arbeitshilfe: Datenschutz im Museum. Überblick über die Inhalte der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der nationalen Datenschutzgesetze, in: museum heute 54, 2018, S. 36-44, Download

Erwerb von Museumsgut

• Leitfaden zum Erwerb von Museumsgut (2013), Niedersächsisches Ministerium für Wissenschaft und Kultur (pdf-Download oder Print-Bestellung)
• Mustervorlagen z. B. Schenkung, (Hrsg.) digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights.Law Berlin
  Diese Vorlagen sind unter einer C0 V1.0 Lizenz zur freien Nutzung veröffentlicht. Vertragsvorlagen sind immer nur als Empfehlung zu verstehen, welche im Einzelfall angepasst und geprüft werden müssen.

Der digitale Zugang zu Kulturdaten hat für das Museumspublikum in den letzten Jahren entscheidend an Bedeutung gewonnen. Die Grundlage für digitale Angebote — seien es eine eigene Online-Sammlung, Social Media, Medienstationen, Mediaguides und Apps oder ein Eintrag auf Google Arts & Culture  — bleiben allerdings zugänglich gemachte Inhalte.

Aber erst offene Kulturdaten, die unter offenen Lizenzen veröffentlicht wurden, ermöglichen eine umfassende Nachnutzung der Inhalte und können so kreative Prozesse, Innovationen sowie die Wissenschaft fördern. Sowerden digitale Besuchende vom Konsumieren zum Agieren und Kreieren angeregt. 

Als OpenGLAMs (externer Link, öffnet neues Fenster) bezeichnen sich internationale Kultureinrichtungen und Gedächtnisinstitutionen wie Museen, Archive und Bibliotheke, die offene Kulturdaten zur Verfügung stellen. Im Rahmen von Hackatons wie Coding da Vinci (externer Link, öffnet neues Fenster) werden kreative Nutzungsszenarien gemeinsam mit der Developer- und Design-Community erarbeitet. Projekte wie Coding da Vinci zeigen das Potenzial digitaler Bestände von Kulturinstitutionen auf und treiben das Thema „Offene Daten” im Kulturbereich voran.

• Kooperativ in die digitale Zeit - wie öffentliche Kulturinstitutionen Cultural Commons fördern, URN: nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0297-zib-59131 (digis)
• Zeitschrift: RuZ - Recht und Zugang. Zugang zum kulturellen Erbe und Wissenschaftskommunikation, DOI: doi.org/10.5771/2699-1284
• Leitfaden „Rechtsfragen bei Open Science“, 2. erw. Auflage, 2021, URN: urn:nbn:de:gbv:18-3-2112, DOI: dx.doi.org/10.15460/HUP.211
• FAQ-Informationsangebot zu Creative Commons: FAQ - CC Germany (creativecommons.net)