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Inventarisierung im Museum

Digitales Sammlungsmanagement ist eine Kernaufgabe zeitgemäßer Museumsarbeit und behinhaltet die Erfassung, Dokumentation, Verwaltung und Präsentation von Sammlungsobjekten. Durch den Einsatz von digitalen Technologien können Museen ihre Sammlungen effizienter und transparenter verwalten, sowie neue Möglichkeiten der Zugänglichkeit und Vermittlung schaffen.

Beratung durch die Landesstelle

Die Sammlungsdokumentation ist ein wichtiger Teil der musealen Arbeit. Sie dient dazu, die Objekte in einer Sammlung zu beschreiben, zu verwalten und zu erforschen und ist der Ausgangspunkt für weitere digitale Inhalte wie Medienstationen, Online-Sammlungen, Apps, etc. 

Das digitale Sammungsmanagement wird in Landesstelle von einem eigenen Fachreferat betreut.

Mit der Inventarisierungssoftware VINO stellt die Landesstelle insbesondere kleinen und ehrenamtlich geführten Museen eine kostenlose internetbasierte Lösung zur Verfügung, die fortlaufend gewartet und erweitert wird. Flankierend werden regelmäßig Schulungen zur Objektfotografie, dem Einsatz von VINO sowie weiteren Aspekten des digitalen Sammlungsmanagements im Rahmen der Museumspraxis angeboten.

Darüber hinaus ist die Landesstelle an der Entwicklung von terminologischen Regelwerke und Thesauri beteiligt, die zur Erfassung der kulturhistorischen Sachgüter an Museen im gesamten deutschen Sprachraum eingesetzt werden.

Warum ist die Sammlungsdokumentation so wichtig?

  • Angaben von Objektnamen, Material, Maßen, Gewicht und Erhaltungszustand sind wesentliche Voraussetzungen für die sachgerechte Aufbewahrung eines Objekts.
  • Die Inventarisierung gibt Auskunft über Umfang und Zustand der Bestände, sie sind zugänglich und abfragbar.
  • Eine Dokumentation ist Voraussetzung für die Erschließung des Potenzials (Nutzungshorizont).
  • Angaben von Inventarnummer und Standort sind notwendig, um ein Objekt leichter identifizieren, auffinden (auch in Notfällen) und wissenschaftlich bearbeitet ausstellen zu können.
  • Unterlagen über Herkunft und Erwerb sollten immer Teil der Dokumentation sein (Provenienz).
  • Forschung: Informationen und Forschungsergebnisse werden zusammengestellt, zudem für externe Forschende zugänglich gemacht.
  • Das digitale Sammlungsmanagement ist Ausgangspunkt für digitale Projekte wie Medienstationen, Online-Sammlungen und Apps sowie Basis für die Datenlieferung an Kulturportale. 

Aktuelle Veranstaltungen

Aktuelle News

Veröffentlichungen der Landesstelle

Weiterführende Links und Ressourcen

Inventarisierungssoftware

Welche Inventarisierungssoftware passt zu meinem Museum?

Das Inventar sollte mittels Sammlungsmanagement-Software erfasst werden. Gängige Programme, wie beispielsweise MuseumPlus, VINO, digiCult, Axiell Collection, Daphne, museum digital oder CollectiveAccess Professional, ermöglichen häufig neben der Inventarisierung auch Funktionen zur Abwicklung des Leihverkehrs und der Ausstellungsplanung, zum Adressmangement sowie zum Publizieren des Inventars als Online-Sammlung.

Die Wahl der richtigen Software orientiert sich am Bedarf im Museum und den vorhandenen Ressourcen. Da das Arbeiten mit jeweils individuell entwickelten Sammlungsmangementsystemen an einzelnen Museen unwirtschaftlich ist und die Kommunikation erschwert, empfiehlt die Landesstelle den mit ihr zusammenarbeitenden Institutionen die Inventarisation mit ausgewählten Programmen.

Mit der Einführung eines neuen Datenbanksystems sollte immer eine sogenannte "Exit-Strategie" mitgedacht werden, die den Langzeiterhalt von Erschließungsdaten durch eine Technologiebeobachtung sichert und den Wandel von Hard- und Software sowie der Datenaustauschstandards berücksichtigt.

VINO, die browserbasierte Inventarisierungssoftware der Landesstelle, ist beispielsweise gerade für kleinere, ehrenamtlich betreute Museen eine gute Möglichkeit, ihre Objekte wissenschaftlich adäquat zu erfassen. Sie wird von der Landesstelle kostenfrei bereitgestellt und geschult.

Bestandserhaltung

Normvokabular und Thesauri

Digitale Inventarisierung nutzt standardmäßig normiertes Vokabular durch die Hinterlegung von Theasuari und Wort-Listen. Die Objekte sind so homogen erfasst und leicht recherchierbar.

Für viele Fachbereiche liegen spezifische Thesauri vor. Neben den großen Thesauri wie dem Art & Architecture Thesaurus (AAT) des Ghetty Research Instituts, ICONCLASS oder Nomisa aus der Numismatik gibt es auch zahlreiche spezifische Museumsvokabulare, die von Fachgruppen und Arbeitskreisen erarbeitet wurden. Diese sind frei zugänglich und können heruntergeladen oder direkt innerhalb der eigenen Datenbank verwendet werden. Eine kommentierte Liste zentraler Regelwerke, Thesauri und Systematiken ist bei MusIS (BSZ-Wiki) (externer Link, öffnet neues Fenster) zu finden sowie eine Übersicht digital verfügbarer Vokabulare unter museumsvokabular.de (externer Link, öffnet neues Fenster).

Die Objektbezeichnungsdatei (OBG) (externer Link, öffnet neues Fenster) beispielsweise ist eine hierarchisierte Sammlung von Objektbezeichnungen für kulturhistorische Museen. Die OBG ist in der Inventarsierungssoftware VINO standardmäßig hinterlegt und wird dort automatisch aktualisiert.

Einzelne Typologien, beispielsweise für Gefäße und Formen, Möbel und Kopfbedeckungen sowie zu Werkzeugen, sind zudem als MuseumsBausteine publiziert. 

Spezialthemen & -Sammlungen

Die Erschließung bestimmter Objektgruppen bedarf nicht nur eigenständiger Datenfelder, sondern auch die Hinzunahme spezifischer Thesauri, Berücksichtigung besonderer rechtlicher Aspekte sowie das Wissen um deren konservatorisch richtigen Aufbewahrung. Dies betrifft beispielsweise archäologische Funde, Numismatik, Schriftgut, Textilien, Eisenbahn, Fotografie, Naturkunde und audiovisuelle Medien (AV). Auch Aspekte wie die Angabe von Provenienzen folgen festen Konventionen und sollten daher standardisiert erfolgen.

Archäologische Funde

Archäologische Funde gehören vielfach auch zum Sammlungsspektrum von Stadt- und Heimatmuseen, die ohne archäologischem Ausbildung im Umgang mit dieser Objektgruppe sowie deren Erfassung Unterstützung finden können. Neben den angeführten Publikationen und Hinweisen ist in der Landesstelle das Fachreferat Archäologie eine kompetente Anlaufstelle.

  • Archäologische Funde im Museum. Erfassen - Restaurieren - Präsentieren, Museumsbaustein Bd. 12, München/Berlin 2007 (Landesstelle)
  • Bestimmungsbuch der Archäologie, Buchreihe seit 2012 (Hrsg. Landesstelle u.a.)
  • AG Archäologiethesaurus
Archivgut

Kontakt für Archive ohne Museumsanschluss bzw. für die Archivpflege in Bayern, also die fachliche Beratung von kleineren kommunalen und anderen nichtstaatlichen Archiven in der Fläche, sind die Staatsarchive (externer Link, öffnet neues Fenster) auf Regierungsbezirksebene. Das jeweilige Staatsarchiv sollte immer die erste Anlaufstelle sein. 

Museen mit Archivbestand können sich dort ebenfalls Fachinformationen zum Thema Bestanderhaltung oder Notfallplanung (externer Link, öffnet neues Fenster) herunterladen.

Audiovisuelle Medien (AV)

Gerade historische und neuere audiovisuelle Medien stellen für Museen im Kontext der Erfassung, Inventarisierung und Ausstellungspräsentation sowohl eine technische wie auch inhaltliche Herausforderung dar. Im Rahmen einer Schulung enstand daher folgende Handreichung, die den thematischen Einstieg erleichern soll.

  • Arbeitshilfe der Landesstelle "Erste Schritte für den praxisorientierten Umgang mit Audio- und Videodateien in Gedächtnisinstitutionen" (07/2021) (pdf, nicht barrierefrei)
Standardisierung von Provenienzangaben

Provenienzangaben sind Teil der Objektinventarisierung und sollten standardisiert erfolgen. Die Abfolge der Besitz und Besitzwechsel erfolgt dabei chronologisch und beginnt im Regelfall mit dem Urheber des Objekts und endet mit dem aktuellen Besitzer. 

Rechtliche Aspekte

Rechtliches rund um die Digitalisierung

  • Klimpel, Paul: Urheberrechtsreform 2021 Neue Chancen für das kulturelle Erbe, (Hrsg.) Digitales Deutsches Frauenarchiv; digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights Law Berlin; Zuse Institute Berlin, November 2021, urn:nbn:de:0297-zib-84315CC BY 4.0
  • Klimpel, Paul: Kulturelles Erbe digital. Eine kleine Rechtsfibel, (Hrsg.) digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights.Law Berlin, 1. Auflage, Juli 2020, https://doi.org/10.12752/2.0.004.0CC BY 4.0
  • Djordjević, Valie/Klimpel, Paul: Bewegungsgeschichte digitalisieren. Praxistipps zur Rechteklärung, (Hrsg.) Digitales Deutsches Frauenarchiv, 2. leicht veränderte Auflage, April 2020, urn:nbn:de:101:1-2018082209CC BY 4.0
  • Neue rechtliche Rahmenbedingungen für Digitalisierungsprojekte von Gedächtnisinstitutionen (4. erw. Auflage), (Hrsg.) digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights.Law Berlin, http://dx.doi.org/10.12752/2.0.002.3
  • RuZ - Recht und Zugang. Zugang zum kulturellen Erbe und Wissenschaftskommunikation (Open Access Zeitschrift für Rechtsfragen zu digitalen Sammlungen), https://doi.org/10.5771/2699-1284 (ab 2020)

Bildrechte

Datenschutz

  • Datenschutz-Compliance nach der DS-GVO. Handlungshilfe für Verantwortliche inklusive Prüffragen für Aufsichtsbehörden, Bundesanzeiger Verlag, 2019
  • Schwabenbauer, Thomas: Arbeitshilfe: Datenschutz im Museum. Überblick über die Inhalte der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der nationalen Datenschutzgesetze, in: museum heute 54, 2018, S. 36-44, Download

Erwerb von Museumsgut

  • Leitfaden zum Erwerb von Museumsgut (2013), Niedersächsisches Ministerium für Wissenschaft und Kultur (pdf-Download oder Print-Bestellung)
  • Mustervorlagen z. B. Schenkung, (Hrsg.) digiS Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin; iRights.Law Berlin
    Diese Vorlagen sind unter einer C0 V1.0 Lizenz zur freien Nutzung veröffentlicht. Vertragsvorlagen sind immer nur als Empfehlung zu verstehen, welche im Einzelfall angepasst und geprüft werden müssen.

Open Access & Open Data

Der digitale Zugang zu Kulturdaten hat für das Museumspublikum in den letzten Jahren entscheidend an Bedeutung gewonnen. Die Grundlage für digitale Angebote — seien es eine eigene Online-Sammlung, Social Media, Medienstationen, Mediaguides und Apps oder ein Eintrag auf Google Arts & Culture  — bleiben allerdings zugänglich gemachte Inhalte.

Aber erst offene Kulturdaten, die unter offenen Lizenzen veröffentlicht wurden, ermöglichen eine umfassende Nachnutzung der Inhalte und können so kreative Prozesse, Innovationen sowie die Wissenschaft fördern. Sowerden digitale Besuchende vom Konsumieren zum Agieren und Kreieren angeregt. 

Als OpenGLAMs (externer Link, öffnet neues Fenster) bezeichnen sich internationale Kultureinrichtungen und Gedächtnisinstitutionen wie Museen, Archive und Bibliotheke, die offene Kulturdaten zur Verfügung stellen. Im Rahmen von Hackatons wie Coding da Vinci (externer Link, öffnet neues Fenster) werden kreative Nutzungsszenarien gemeinsam mit der Developer- und Design-Community erarbeitet. Projekte wie Coding da Vinci zeigen das Potenzial digitaler Bestände von Kulturinstitutionen auf und treiben das Thema „Offene Daten” im Kulturbereich voran.

Mehr erfahren

  • VINO

    Mit der Bereitstellung der kostenfreien Inventarisierungssoftware VINO unterstützt die Landesstelle die nichtstaatlichen Museen in Bayern bei der Inventarisierung.

  • EDV-Tage Theuern (externer Link, öffnet neues Fenster)

    Die Fachtagung zum EDV-Einsatz in Museen und Archiven in Bayern widmet sich alljährlich im September dem Themenbereich der Dokumentation, Inventarisierung und Digitalisierung.

  • Bavarikon (externer Link, öffnet neues Fenster)

    Die Landesstelle unterstützt nichtstaatliche Museen von der Antragstellung an auf dem Weg zur Datenanlieferung an das bayerische Kultur- und Wissensportal Bavarikon.

Ansprechperson

Sybille Greisinger M. A.

Sybille Greisinger M. A.

Digitalisierung/Inventarisierung VINO, BYSEUM, EDV-Tage

Telefon:
+49 89 21014038